E-mediacja

W jakich sytuacjach warto sięgnąć po e-mediację zamiast mediacji tradycyjnej?

- Strony i mediatora dzieli duża odległość geograficzna (np. spory w obszarze e-commerce)
- Dojazd na spotkanie mediacyjne jest trudne, kosztowne lub może być niemożliwe z innego powodu (np. niepełnosprawność jednej ze stron)
- Spotkanie stron jest trudne ze względów emocjonalnych
- Istnieje obawa  dominacji jednej ze stron podczas spotkania
- Strony mają przeszłe pozytywne doświadczenia z e-mediacją
- Spór jest „prosty”, jednowątkowy,  o stosunkowo niewielkiej wartości

Obszarem, w którym e-mediacje nie są stosowane są mediacje karne, w sprawach nieletnich oraz w sporach zbiorowych.

Jak przebiega mediacja on-line?

1) Jedna ze stron inicjuje mediację telefonicznie lub mailowo oraz przygotowuje elektroniczny wniosek o mediację, który wysyła do mediatora oraz drugiej strony.
2) Mediator kontaktuje się telefonicznie ze stronami w celu potwierdzenie gotowości do mediacji oraz ustaleniu terminu wstępnego spotkania on-line, informuje o warunkach technicznych niezbędnych do przeprowadzenie rozmowy on-line (dostęp do internetu i aplikacji skype na komputerze lub serwerze). Mediator potwierdza tożsamość i uprawnienia stron do podejmowania decyzji poprzez prośbę o przesłanie kopi lub skanów dokumentów tożsamości oraz KRS.
3) Podczas pierwszej rozmowy on-line mediator informuje strony o tym, jak będzie przebiegał proces mediacji, wyjaśnia jaka będzie jego rola, udziela informacji na temat kosztów mediacji, wreszcie upewnia się co do zgody stron na udział w mediacji i osobę mediatora.
4) Drogą mailową mediator wysyła do stron umowę o mediację, którą należy podpisać, zeskanować i odesłać do mediatora.
5) Mediator ustala ze stronami terminy pierwszych indywidualnych rozmów on-line podczas których strony prezentują swoje punkty widzenia, interesy, potrzeby i oczekiwania oraz wypracowują możliwe rozwiązania.
6) Gdy strony są zdecydowane, mediator organizuje trójstronna rozmowę on-line.
7) Mediator przygotowuje i wysyła do stron projekt ugody w wersji elektronicznej, po akceptacji ugoda jest wysyłana do stron w wersji papierowej. Strony otrzymują również protokół z przeprowadzonej mediacji.
Pomiędzy sesjami między stronami a mediatorem może trwać wymiana dodatkowej korespondencji i ustaleń dotyczących procesu

Warunki organizacji e-mediacji

- Ważne jest aby  strony i mediator miały stały dostęp do internetu i komputerów (ograniczeniem jest gdy jedna ze  stron płaci za czas połączenia, nie korzysta z abonamentu)
- Strony muszą czuć się komfortowo z proponowanymi technologiami – żadna ze stron nie powinna być  dyskryminowana z uwagi np. na mniejszą biegłość w obsłudze oprogramowania lub komputera.
- Zaufanie stron co do technik i narzędzi używanych w e-mediacji (skype, maile)

Narzędzia niezbędne podczas mediacji on-line

- Komputer, laptop, tablet lub smartfon umożliwiający połączenie za pomocą komunikatora skype wraz z kamerą
- Drukarka (do wydrukowania i podpisania umowy o mediację oraz ugody)
- Dostęp do stałego łącza internetowego
- Skype
- Mikrofon i słuchawki komputerowe (zalecane )

Kto płaci za mediację? Jaka jest cena mediacji

Koszty mediacji pokrywają strony po zakończonym procesie. Koszty te strony pokrywają bezpośrednio mediatorowi na podstawie wystawionego przez niego rachunku lub faktury. Jeśli strony nie uzgodnią inaczej, co do zasady, strony płacą za mediację po połowie.
Koszt mediacji jest niezależny od jej wyniku tj. bez względu na to czy strony dojdą do porozumienia czy też nie.
Cena mediacji on-line jest niższa niż cena mediacji tradycyjnej i jest ustalana indywidualnie zależnie od wartości przedmiotu sporu.
W sporach gospodarczych – 0,5-3,5% wartości przedmiotu sporu (nie mniej niż 500 zł brutto) za całość mediacji
W sporach cywilnych (np. pracownicze, rodzinne) gdy wartość sporu nie jest znana – 200 zł brutto za spotkanie.

Zalety dla stron

- E-mediacja jest wygodna – nie ma w niej znaczenia gdzie przebywają strony. Nie ma potrzeby podróżowania na  spotkanie z mediatorem. Wystarczy dostęp do internetu i trochę czasu.
- Strony nie są ograniczone dostępnością lokalnego mediatora – mogą wybrać dowolnego, znajdującego się  gdziekolwiek, a przy wyborze kierować się dowolnymi kryteriami (wykształcenie formalne, doświadczenia, wiek,  płeć, specjalizacja itd.)
- Niższy koszt mediacji on-line z uwagi na brak kosztów podróży, odwołanych spotkań biznesowych, konieczności  brania urlopu w pracy, wynajmowania pomieszczeń na mediację itd.
- Szybszy przebieg procesu – łatwiej i szybciej umówić się na e-spotkanie niż bezpośrednie na które trzeba dojechać.
- Większa możliwość panowania nad emocjami w sytuacji braku kontaktu wzrokowego z druga stroną.

Zagrożenia

- Trudność może stanowić sterowanie interakcjami i brak możliwości monitorowania sygnałów niewerbalnych
- Brak możliwości zbudowania ciepłej, przyjaznej i wspierającej relacji ze stronami w związku z brakiem  bezpośredniego kontaktu.
- Trudności techniczne i niska jakość łącza internetowego mogą przyczyniać się do konieczności powtarzania  wypowiedzi, ponownego łączenia zerwanego połączenia itp.
- Mediator może mieć trudność w zarządzaniu kolejnością wypowiedzi, ryzyko przerywania wypowiedzi, wchodzenia  w słowo
- Mediator może mieć trudność w monitorowaniu kto bierze udział w spotkaniu on-line

 

Zobacz jak wygląda przykładowa mediacja on-line w sprawie gospodarczej